NDA с переводчиком: когда нужно и почему

Высокая конкуренция в бизнесе — еще один повод внимательно относиться к защите и конфиденциальности информации. Несмотря на то, что каждый год появляются все новые способы защиты и шифрования, утечки все равно случаются.

Мы в iTrex внимательно следим за сохранностью конфиденциальных и коммерческих документов наших клиентов. Для этого мы используем разные средства автоматической подмены слов и фраз, разделение материалов между исполнителями и др. Но начинаем всегда с подписания NDA (соглашение о неразглашении информации) с каждым переводчиком и редактором. Без этого ни один специалист не допускается к работе.

“Несколько лет назад у нас был строго конфиденциальный проект, где условия о неразглашении были четко прописаны. Однако спустя несколько дней после запуска перевода в работу заказчик позвонил и очень эмоционально сообщил, что произошла утечка информации. Мы переполошились, т.к. над проектом работали опытные и давно проверенные сотрудники, в которых мы были уверены. 

Служба безопасности клиента на одном из форумов для переводчиков нашла фразу из официальных документов. Выяснилось, что у одного из переводчиков возникли вопросы по переводу специфического выражения, и он решил посоветоваться с коллегами на форуме. Публикация вопроса не несла угрозы конфиденциальности компании, т.к. фраза была выдернута из контекста и не содержала конкретной информации, названий и других данных. Но служба безопасности компании заказчика все-таки запаниковала. 

После этого инцидента мы включили в NDA пункт о том, что нельзя без предварительного согласования с менеджером проекта публично задавать вопросы по теме проекта даже в обезличенном виде”.

Узнать стоимость перевода

Бесплатный тестовый перевод

В каких случаях заключать NDA с переводчиком

“Мы считаем, что NDA с переводчиком нужно подписывать всегда. Ведь вряд ли вы готовы сказать, что текст, который вы отдаете на перевод, не имеет значения, и вам не важно, кто и как им может воспользоваться”. 

Особенно важно заключать соглашение о неразглашении, если вы передаете информацию, которая касается:

• коммерческих данных компании: документы, где фигурирует финансовая отчетность и планы развития, условия контрактов и договоров — как внешних, так и внутренних;
• интеллектуальной собственности — описание алгоритмов и решений разработанного программного обеспечения;
• личных данных сотрудников компании, в т.ч. содержащих паспортные данные, медицинские заключения и т.д.

Законодательством РФ сформирован список документов, которые не относятся к конфиденциальным. Среди них:

• учредительные документы;
• подтверждения на ведение предпринимательской деятельности;
• документы отражающие систему оплаты труда в компании, а также информация о задолженностях перед работниками;
• данные о количестве работников и форме начисления заработной платы и т.д.

Однако и их вы можете защитить, указав в явном виде в NDA.

Клиент сам определяет информацию, которую считает конфиденциальной и прописывает её перечень в договоре о неразглашении.

Иногда мы наблюдаем ситуацию, когда клиент просит переводчика-фрилансера или бюро переводов заключить NDA, а подрядчик ссылается на профессиональную этику и гарантирует конфиденциальность перевода на словах. Так, согласно этике переводчика, он не имеет права получать коммерческую выгоду за счет полученной информации, которая ему стала известна в ходе работы. Но профессиональная этика не имеет юридической силы: в ней не прописаны санкции в случае “слива информации”, стороны не ставят подписи под документом и др.

Если переводчик или бюро переводов отказывается подписывать NDA, стоит серьезно задуматься о перспективах вашего сотрудничества.

Как составить соглашение NDA с переводчиком или бюро переводов

Отзывы о работе нашего бюро переводов

ООО «НТех лаб»

Бюро переводов iTrex является партнером ООО "НТех лаб" в области языковых переводов с 2021 года. За время сотрудничества Бюро переводов iTrex зарекомендовало себя надежным и профессиональным партнером.

Мы выражаем благодарность коллективу за ответственный подход к реализации заказов на перевод необходимой нам деловой документации. Переводы всегда высокого качества, с соблюдением всех оговоренных сроков. Особенно отмечаем комфортность взаимодействия с сотрудниками, которые всегда готовы помочь даже при нестандартных запросах и срочных заказах.

Мы надеемся на продолжение нашего сотрудничества и рекомендуем Бюро переводов iTrex как надежного партнера в сфере языковых переводов.

Коммерческий директор "НТех лаб", Таюрский А.А.

StartX и «Антифишинг»

Наша команда благодарит бюро переводов iTrex за помощь в переводе юнитов курса по
информационной безопасности на английский и испанский языки. В переводе курса для
нашей платформы по обучению продуктовых команд навыкам безопасной разработки мы
затрагивали такие темы как, например, защита от атак на XML-парсеры (XXE), Insecure
Direct Object Reference (IDOR), уязвимости в приложениях, Path Manipulation и др.

Все материалы были переведены в срок и с высоким уровнем качества, с точностью и
вниманием к деталям. Переводчики показали себя специалистами в нашей отрасли, с
глубоким пониманием специфики наших текстов. Слаженная работа с iTrex позволила нам
без труда в дальнейшем использовать переводы в рамках онлайн-курсов по предотвращению
цифровых атак.

Мы можем рекомендовать бюро переводов iTrex как настоящих профессионалов своего
дела.

Волдохин С.А., Директор ООО «Антифишинг»

АССОЦИАЦИЯ АДВОКАТОВ «АДВОКАТСКОЕ БЮРО Г. МОСКВЫ «ФОРВАРД ЛИГАЛ»

Бюро переводов iTгех является нашим партнером с 2017 года.

За время сотрудничества бюро подтвердило свой высокий профессионализм, компетентность и оперативность в решении поставленных задач. Мы выражаем благодарность команде iTгех за своевременные и качественные переводы, клиентоориентированный подход и высокий уровень сервиса.

Будем рады продолжению сотрудничества и рекомендуем бюро переводов iTгех в качестве надежного и ответственного партнёра в области переводов документов юридической тематики.

Э. Р. Кондратьева, управляющий партнер

Авиакомпания «Лукойл-Авиа»

Выражаем благодарность ООО «Бакалинский и партнеры. Инновационные проекты» и Бюро переводов «iTrex» за оперативные и качественные переводы деловой документации и договорных документов в интересах нашей компании.
Рекомендуем ООО «Бакалинский и партнеры. Инновационные Проекты» и Бюро переводов «iTrex» в качестве надежного и ответственного партнера в сфере языковых переводов. Будем рады продолжению сотрудничества.

Слотин А.Г., генеральный директор

doTERRA Europe

Выражаем благодарность Бюро переводов iТгех за качественную помощь с письменными переводами наших текстов (маркетинговых, учебных, юридических) с английского языка на русский, а также помощь с версткой материалов и подготовкой субтитров к видео.

Бюро переводов iТгех отличается ответственностью, пунктуальностью и надежностью в выполнении работ в интересах заказчика.

Рекомендуем ООО «Бакалинский и партнеры. Инновационные Проекты» и Бюро переводов iТгех в качестве надежного и ответственного партнера в сфере языковых переводов.

Будем рады продолжению сотрудничества.

Светлана Суханова, старший менеджер по маркетингу

ФОНД ИНФРАСТРУКТУРНЫХ И ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ ПРОГРАММ РОСНАНО

Фонд инфраструктурных и образовательных программ выражает благодарность команде Бюро переводов iТгех за своевременные и качественные переводы статей и обзоров в области высоких технологий и венчурного капитала.

За время сотрудничества с 2016 года бюро подтвердило свой высокий профессионализм, компетентность и оперативность в решении поставленных задач, доброжелательный подход к клиенту и высокий уровень сервиса.

Мы удовлетворены работой и готовы рекомендовать Бюро переводов iТгех как надежного и ответственного партнёра в области юридических переводов и переводов документов экономической тематики.

Т.А. Лукашевич, руководитель аппарата генерального директора Фонда инфраструктурных и образовательных программ

ATRADIUS, ОТЗЫВ НА FACEBOOK

Оперативный перевод за адекватные деньги и отличного качества. В связи с особенностями работы нам необходимы были переводы с английского и испанского языков на русский, иногда и с заверением у нотариуса. Услуги оказывались в очень комфортные сроки, без косяков и проблем, что сохраняло не только деньги, но и нервы. Прекрасные люди, прекрасное отношение к клиентам, оперативная связь. В общем все прекрасно!

Михаил Кучеренко

Russo-British Chamber of Commerce (Российско-Британская Торговая Палата)

The Russo-British Chamber of Commerce would like to recommend one of its members -  iTrex Language Services, as a reliable provider of exceptionally high quality translation services. The iTrex company has been a Member of the RBCC for a certain period of time within which not only have they proved to be a trustworthy company but have expressed a very charity-oriented attitude.

The Head and Owner of the company Mr. Veniamin Bakalinsky has always demonstrated ultimate willingness to meet customers' requirements, even the most challenging ones. Due to him iTrex has already maintained very high professional and ethical standarts.

ITREX is a service and customer driven company with a «nothing-is-too-much» attitude  when it comes to servicing their clients' needs in the translation. The company itself and Mr Bakalinsky have always been customer friendly and their communication is wonderful.

Alan Thompson, RBCC Russia Director

ООО «Патентный поверенный»

Общество с ограниченной ответственностью «Патентный поверенный» выражает благодарность Бюро переводов iТгех за многолетнее успешное сотрудничество. Обращаясь в Вашу компанию, мы всегда уверены, что получим качественный и своевременно предоставленный перевод юридических документов, в том числе материалов патентных заявок, в которых используются узкоспециализированные научно-технические термины.
Особенно хочется отметить профессионализм ассистентов отдела переводов в части оперативного приема заказов и согласования сроков и условий работы.
Мы рекомендуем Бюро переводов iТгех как надежного и ответственного партнера.

Андрущак Г.Н., генеральный директор, Патентный поверенный РФ (per.№189)

Фонд инфраструктурных и образовательных программ Роснано

Фонд инфраструктурных и образовательных программ Роснано выражает благодарность Бюро переводов iTrex за качественный и своевременный перевод большой книги «Анатомия стартап студии», а также за оперативную помощь с переводами документов экономической тематики.
Ваши переводчики и редакторы очень профессиональны и пунктуальны, что в наши дни большая редкость.
Отдельно хочется отметить Ваше умение работать в предельно сжатые сроки, сохраняя при этом качество переводов и доброжелательный подход к клиенту.

Лукашевич Т.А., инвестиционный менеджер департамента нанотехнологических центров

До подготовки текста NDA  вам нужно:

• Составить список данных, которые вы относите к конфиденциальным.  Пропишите все документы или виды информации, которые будут засекречены. Определите уровни доступа к этой информации и список людей, допущенных к ней.
• Определите, какая информация будет коммерческой тайной.
• Совместно с юристами продумайте санкции за разглашение конфиденциальной информации и данных, представляющих коммерческую тайну. При этом важно понимать, что в реальности санкции не обязательно будут такими, как описано в соглашении. Например, в случае конфликта по поводу разглашения информации, переводчик может обратиться в суд, чтобы доказать, что не виноват, или что информация не подлежала защите. Тогда суд может вынести другое решение относительно санкций и компенсаций.

Мы подготовили для вас шаблон NDA, который вы можете подписать с переводчиком или бюро переводов.

Заполните форму ниже и получите шаблон на почту.

Вы знаете, что у нас есть еженедельная рассылка? В ней мы пишем о том, как снижать расходы на переводы, даем практические рекомендации по эффективной работе с переводчиками и рассказываем необычные факты про языки. А еще только подписчики получают информацию о наших скидках и акциях. Подпишитесь и получите шаблон NDA для работы с переводчиками.
Ваше имя	Ваш e-mail

Обязательные пункты NDA

• Цель заключения соглашения. Например, как аргументация в ходе возможного судебного процесса в спорной ситуации.
• Обязательства каждой из сторон и меры для сохранения конфиденциальности данных.
• Перечень конфиденциальной информации.
• Порядок работы с информацией и перечень лиц, допущенных к ней.
• Временные рамки: когда договор вступает в силу и когда прекращает действие.

Дополнительные пункты могут включать:

• Разрешение на работу с документами для перевода только в конкретном приложении или онлайн-сервисе с необходимым уровнем защиты данных и разделением доступа.
• Возвращение и всех материалов обратно клиенту, а также ликвидация данных у исполнителя по окончанию работы и многое другое.

Технические средства для обеспечения безопасности информации

Помимо строгого соблюдения требований NDA крупные бюро переводов принимают дополнительные меры по защите конфиденциальной информации с помощью технических/IT-средств.

Как это работает в iTrex?

Когда нашему клиенту необходим повышенный уровень защиты данных, мы применяем частичный или полный запрет на использование систем переводческой памяти, пересылка данных происходит исключительно в зашифрованном виде. При этом, пароль для открытия данных обязательно присылается другими средствами коммуникации. Например, закодированный файл переслали по электронной почте, а пароль для его открытия пересылается в мессенджере. Иногда мы используем практику разделения текстов между несколькими переводчиками — это делается для того, чтобы переводчик не смог даже случайно допустить утечку конфиденциальной информации.

“Как дополнительную меру обеспечения безопасности данных мы используем скрипты для автозамены данных в исходных документах. Такой инструмент — собственная разработка iTrex. Скрипты делают автозамену слов/фраз в оригинальном тексте — подменяют информацию, которая не влияет на качество и структуру перевода, но позволяет идентифицировать текст. Например, названия, имена, даты, суммы и т.п. Модифицированный текст отправляется на перевод. Специалист, который с ним работает, не видит конфиденциальных данных. Когда переводчик сдает текст менеджеру бюро,  этот же скрипт подставляет ранее замененную информацию обратно. При этом замененная информация переведена уже в отдельном файле, скрипт самостоятельно берет её оттуда и подставляет в нужные места по тексту. Такая технология почти полностью исключает риски утечки информации”.

Хотите обеспечить безопасность данных, если переводите самостоятельно? Тогда важно отказаться от использования публичных сервисов машинного перевода и/или генерации текстов. Например, Google Translate или ChatGPT запоминают все, что переводят. В дальнейшем данные могут быть использованы для дообучения систем.

Кстати, почему Google Translate и ChatGPT — ложные помощники в переводе, мы рассказали в статье.

Необязательно использовать хитроумные скрипты для безопасности конфиденциальных данных. Можно обойтись, например, Phrase (раньше назывался Memsource). Это удобный редактор для переводческой работы с текстами и условно надежными кодировками.

“Один из наших клиентов собирался запустить в производство серию десертов, которая была приобретена по франшизе у иностранной компании. Для запуска нужно было перевести составы десертов и рецептуры на русский язык. Согласно подписанному NDA, штраф за любую утечку был космическим.

Как мы обеспечивали конфиденциальность данных:

• Информацию хранили в надежных сертифицированных системах с полным шифрованием. 
• Со всеми участниками проекта мы подписали дополнительный усиленный NDA. Согласно документу, запрещалось даже обсуждать с третьими лицами данный проект. Санкции были прописаны серьезные.
• Доступ к информации по проекту был только у трех сотрудников компании: у меня, руководителя проекта и у коммерческого директора.
• Всю исходную информацию для перевода мы разделили таким образом, чтобы ни у одного исполнителя не было полной картины. Также разделили информацию из каждого рецепта. Состав продукта на перевод отдали одному переводчику, процесс приготовления второму переводчику, остальную описательную информацию — третьему. 
• Убрали из текста перевода все изображения и обезличили информацию.
• Дополнительно изменили цифры. Например, в оригинальном рецепте было указано 500 грамм сахара, для переводчика мы заменили эту цифру на 150. Или в исходнике “добавить ваниль”, мы подменили в тексте для переводчика “добавить кориандр”.

Это было сделано нашим уникальным скриптом. Переводчики перевели, мы подставили назад правильные цифры и ингредиенты.  Даже если бы случился форс-мажор и информация утекла, угрозы бизнесу бы не было”.

Наказание за несоблюдение NDA