Подготовка к выставке началась за несколько лет до открытия павильонов для посетителей. Заблаговременно началось и проектирование павильона «Россия». За подготовку и строительство российского павильона отвечали компания «СУИ-Проект» и ГАО ВВЦ. Планирование и подготовка документации, завершившиеся в конце 2008 – начале 2009 года, заняли не один месяц. Объём документации для подобных мероприятий поистине колоссальный.
В последний месяц перед выставкой организациям, отвечающим за павильон «Россия» на ЭКСПО-2010, потребовался устный перевод с китайского и на китайский для ведения переговоров и установки оборудования. В течение всего этого месяца Бюро переводов iTrex предоставляло устных переводчиков китайского в Китае, Шанхай.
Помимо переводчиков Бюро переводов iTrex и внутренних переводчиков компаний стран-участниц на выставку привлечены более 70 000 добровольцев, которые осуществляли перевод на китайский, английский и другие языки для гостей выставки.