Удивительный секрет управления временем

27.06.2012

 Перевод с английского выполнен Бюро переводов itrex

Многие системы тайм-менеджмента рекомендуют тратить время с легкостью. Ниже — простой способ провести время с большей пользой.

Если составлять список дел, устанавливать расписание, назначать встречи и т.д., есть вероятность, что вы растратите большую часть своего времени впустую.
Есть такой математический закон под названием принцип Парето, который гласит, что (в большинстве случаев) на 80 % результата приходится 20 % усилий. Самым известным примером является часто публикуемая информация, что в группах продажников 80 % доходов поступает от 20 % членов команды. (Есть множество других примеров, начиная от распределения богатства до ущерба в результате стихийных бедствий). secret

Принцип Парето господствует в большинстве видов трудовой деятельности, которые не являются чисто механическими. Большинство людей получают 80 % фактических результатов, приложив при этом 20 % реальных усилий. 

Подумайте: относится ли это лично к вам? Ответ утвердительный?

Пересмотр списка текущих дел

К сожалению, системы тайм-менеджмента чаще всего включают в себя составление списков текущих дел, которые, как правило, рассматривают те 20 % работы, которые действительно важны, наравне с 80 %, значение которых не так велико. Все эти незамысловатые списки дел на самом деле заставляют вас тратить время впустую, работая над тем, что не имеет большого значения.

Так происходит, даже если в процессе работы над списком дел вы расставите приоритеты по важности. Вы столько сил тратите на выполнение большого количества важных дел, что, в конце концов, оказывается, что они не стоят затраченного времени и усилий.

Вот как можно использовать принцип Парето, чтобы управлять своим временем более эффективно.
Когда вы составляете список текущих дел, расставьте приоритеты по каждому пункту, указав объем требуемых усилий (от 1 до 10, где 1 наименьшее количество усилий) и потенциальные положительные результаты (от 1 до 10, где 10 — самый эффективный результат).

Создание нового рейтинга

Теперь разделим возможные результаты на количество усилий, чтобы получить «список приоритетов». Сделайте задания с наименьшим полученным числом приоритета в первую очередь.

Вот простой пример:

• Задача 1: Написать отчет о деловой встрече. Усилие = 10, результат = 2, приоритет = 5
• Задача 2: Подготовка презентации для маркетинга. Усилия = 4, Результат = 4, приоритет = 1
• Задача 3: Звонок текущему клиенту по интересующему его вопросу. Усилие = 1, Результат = 10, приоритет = 0,1

Вы видите новый порядок выполнения дел согласно порядку очередности? Вначале вы выполняете задачу 3, затем задачу 2, а задачу 1 — в последнюю очередь, если вообще выполняете.

Этот простой метод гарантирует, что 20 % ваших усилий, имеющих значение, действительно будут направлены на дела, выполненные в первую очередь. Что касается оставшихся 80 %, то они на самом деле не имеют значения, автоматически откладываются, и, возможно, будут отложены без указания срока.

Конечно, эти советы кажутся простыми, даже слишком элементарными. Тем не менее, основываясь на личном опыте, я могу вам сказать, что в моей практике не было более действенного метода увеличить персональную производительность, чем данный метод расстановки приоритетов.

Автор статьи: Джеффри Джеймс
Оригинал: http://www.inc.com/geoffrey-james/surprising-secret-to-time-management.html

Перевод выполнен специалистами бюро переводов iTrex.

Разрешается свободное использование данной информации в некоммерческих целях.

Другие интересные статьи и инфографики:

Длинный список срочных дел? Сделайте Список Несрочных Дел

ИнF*ckграфика!

Microsoft разработал гаджет для автоматического перевода речи

Подписаться на наши новости